EKK Infokommunikációs Államtitkárság

Tájékoztató a közüzemi szolgáltatók központi elektronikus szolgáltató rendszerhez történő csatlakozásához (Archív)

A szolgáltatás jogi környezete

A 2009-es év első fele igen aktív időszak volt a közigazgatási folyamatok elektronizálása tekintetében. Több, az adott területet érintő jogszabály született, amelyek közül az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvény, illetve annak végrehajtási kormányrendeletei [222-225/2009. (X. 14.) korm. rendeletek] a közüzemi szolgáltatókra közvetlenül is meghatároznak feladatokat. Az új kapcsolattartási mód megvalósításának igénye a hatékonyabb szolgáltatás lehetővé tételét kívánja elősegíteni, az állampolgárok segítése, pontos, szakszerű és egyben gyors informálása, életük egyszerűbbé tétele céljából, az informatika segítségével interneten és telefonon keresztül.

A hatóságok egymás közötti és állampolgárokkal történő hiteles elektronikus kommunikációjához hasonlóan a közszolgáltatók számára is feladatként jelentkezik a törvény szerint, hogy 2010. január 1-től hozzáférhetővé tegyék ügyfélszolgálataikat a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül az ott biztosított azonosítás igénybevételével, illetve internetes információszolgáltatásaikat a kormányzati portálon keresztül.

Míg az ügyfélkapu állampolgári oldalról biztosít lehetőséget a hatóságokkal és közszolgáltatókkal folytatott kapcsolattartáshoz, a hivatalok, vállalkozások és más jogi személyek (köztük természetesen a közszolgáltatók) oldalán is szükség volt egy olyan felület kialakítására, mely lehetővé teszi számukra az ügyfeleikkel és hatóságokkal való hiteles elektronikus dokumentum alapú kommunikációt. Ezen fejlesztés eredménye a hivatali kapu.

A hivatali kapu lehetőséget biztosít a csatlakozott szervezet számára, hogy hatósági, illetve ügyfélkapcsolati ügyeit egyszerűbben, gyorsabban, valamint a papírhasználat kiiktatásával költséghatékonyabban folytassa. Az e-mail-en keresztüli kommunikációval szemben komoly előnyt jelent az, hogy a szervezetek hivatali kapujának egymás közötti kommunikációja, nem utolsó sorban az állampolgárok és hivatalok egymás közötti kommunikációja egy mind a változatlanság, mind a tartalom megismerhetősége szempontjából védett csatornán, bizonylatoltan történik, a közlés későbbi letagadhatóságát kizárva, ugyanakkor a közlés tényét és időpontját tanúsítva.

Az elektronikus közszolgáltatásokról szóló 2009. évi LX. törvény és a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről, az elektronikus tértivevényről szóló 2009. évi LII. törvény új szabályai egyértelműen fogalmaznak abban, hogy a hatóságok egymásközti és állampolgárral folytatott kommunikációjában a központi elektronikus szolgáltató rendszert (KR) lehet kizárólag dokumentumértékű kommunikációra igénybe venni. A bizonyíthatóság szempontjából sem a független szolgáltató által nyújtott elektronikus levelező rendszerek, sem pedig a közműszolgáltatók által biztosított (két szereplős) kommunikációs (üzenő, levelező, ügyfélkapcsolati) szolgáltatások nem képesek megfelelő bizonyító erejű dokumentumforgalomra.

E tájékoztató elkészítésének és megjelentetésének célja, hogy a közüzemi szolgáltatók számára biztosítsunk információkat a törvényben és végrehajtási rendeleteiben előírt szolgáltatások nyújtására történő felkészülésükhöz. Országszerte már szinte valamennyi közigazgatási szervnél működik hivatali kapu, amiről a kormányzati portál megfelelő oldalán naprakész tájékoztatást is lehet kapni, a http://ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/hivatallista.html internet címen.

Minden csatlakozásra kötelezett szervezet számára azt javasoljuk, hogy a csatlakozás lebonyolítása és a folyamatos hivatali kapu használat koordinációja érdekében jelöljön ki egy olyan személyt, akinek van valamennyi informatikai háttérismerete, és rendelkezik folyamatszervezési képességekkel is. Ő lesz felelős a továbbiakban azért, hogy a közszolgáltató egyénileg ügyfélkapuval regisztrált munkatársai szolgáltató, ügyfélszolgálati minőségükben is hozzáférhessenek a rendszerhez. A következő információk részletes áttanulmányozását elsősorban a kijelölt személynek javasoljuk.

A KR működését a már hivatkozott, az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvényben és annak végrehajtási rendeleteiben [a szolgáltatást nyújtók számára elsődlegesen a 222/2009. (X. 14.) Korm. rendeletben] olvashatók a rendszer működésével kapcsolatos előírások.

A KR hivatali kapu szolgáltatása biztosítja, hogy hitelesen és a küldés tényét bizonyítani képes módon tudjanak elektronikus dokumentumok útján kommunikálni a csatlakozott közigazgatási és más szervezetek az állampolgárokkal és egymással.

A hivatali kapun keresztül küldött dokumentumokat a KR időbélyegzéssel látja el, ami kimutathatóvá teszi, ha valaki utólag megváltoztatta a dokumentum tartalmát; valamint a küldés során a rendszer a küldés tényét igazoló, a tartalom ellenőrzését is lehetővé tevő nyugtát állít ki a küldő számára, amivel a későbbiek során bármikor bizonyítani lehet a dokumentum feladását. A hivatali kapu használója a feladott dokumentum címzett általi átvételéről értesítést kérhet (e-tértivevény), ami szintén bizonyító erejű. Az elküldött dokumentumokat, a feltöltési nyugtákat és az esetleges e-tértivevényeket az elküldött dokumentummal együtt minden esetben meg kell őrizni; a KR a továbbított dokumentumokat és a nyugtákat nem archiválja, a későbbiek során kizárólag a küldés tényét, az érkeztető számot és a dokumentum egyedi lenyomatát (hash) tudja igazolni az erre jogosultak számára.

A hivatali kapuval rendelkező szervezet által küldött dokumentumokat az állampolgárok az értesítési tárhelyükre kapják, a hivatalok és más közszolgáltatók pedig a hivatali kapujukhoz tartozó szervezeti postafiókba. Az állampolgárok, amikor az értesítési tárhelyükre valamelyik hivatali kapuból dokumentum érkezik, arról minden esetben e-mailen keresztül értesítést kapnak (ügyfélkapus e-mail címükre). A tervek szerint a későbbiekben lesz lehetőség SMS-ben történő értesítésre is.

A hivatali kapuval rendelkező szervezetek az állampolgároktól vagy a többi szervezettől számukra érkezett dokumentumokat a hivatali kapujukhoz tartozó szervezeti postafiókba kapják, ahonnan azokat gépi vagy pedig browseres megoldással tudják letölteni. Amíg a szervezet nem túl sok (maximum napi 100 darabig ajánljuk) dokumentumot fogad vagy küld, addig a dokumentumok letöltéséhez és küldéséhez elegendő a browseres megoldás, ami a szervezet oldalán a dokumentum fogadásához fejlesztést nem igényel. Azonban nagyobb forgalom esetén (több száz dokumentum/nap) át kell térni a – fejlesztést és így anyagi forrásokat is igénylő gépi megoldásra.

A csatlakoztatás során minden közszolgáltató számára létrehozásra kerül egy hivatali kapu, indulásképpen browseres hozzáféréssel. Ahol már most nagyobb fogalomra számítanak, illetve a jövőben az előzőekben megjelölt szint fölé nő a forgalom, ott indokolt a gépi csatlakozás megvalósítása, mely esetben a fogadás folyamata már szintén emberi beavatkozás nélkül történik, és az érkező információ közvetlenül az iratkezelő rendszerbe vagy az adott ügyet feldolgozó célrendszerbe juttatható. A gépi csatlakozásra való áttérés érdekében a krcsatlakozas@ekk.gov.hu e-mail címre kell jelezni, valamint a Közigazgatási Informatikai Bizottság (KIB) 21-es ajánlását kell tanulmányozni.

A browseres megoldás esetében a közszolgáltatást nyújtó szervezet ügyintézői egy internetes szolgáltatáson keresztül férnek hozzá a szervezet postafiókjához. A szolgáltatás felhasználói kézikönyve a következő címen érhető el: http://segitseg.magyarorszag.hu/segitseg/hkp . A hozzáférés során az ügyintézők autentikációját az ügyfélkapu látja el, ezért azoknak az ügyintézőknek, akik a majd a szervezet hivatali kapuját használják, rendelkezniük kell saját személyes ügyfélkapuval. Az ügyintézők ügyfélkapujának regisztrációját a lehető leghamarabb indítsák el, mert a hivatali kapu nyitás csak az ügyintézők ügyfélkapujának ismeretében kezdeményezhető, ha a hivatali kaput használó ügyintézők rendelkeznek ügyfélkapuval (ügyfélkaput ingyenesen lehet nyitni bármelyik okmányirodában). Az ügyfélkapu nyitásról részletes információ http://segitseg.magyarorszag.hu/segitseg/ugyfelkapu/regisztracio címen található.

A csatlakozás menete és változáskezelés

A csatlakozás érdekében le kell tölteni a csatlakozási kérdőívet, amely a http://www.ekk.gov.hu/hu/emo/csatlakozaskr/browseres#vege címen található.

A letöltött kérdőívet kitöltés után (figyeljenek a pontos kitöltésre) ki kell nyomtatni és a közszolgáltató aláírási szabályai szerint cégszerűen alá kell íratni. A csatlakozási igénybejelentéshez csatolni kell a cég közjegyző által is hitelesített aktuális, a cégnyilvántartással összevethető aláírási címpéldányának másolatát. Ezután a kérdőívet el kell postázni az alábbi címre:

Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala
E-Közszolgáltatások Főosztálya
1553 Budapest, Pf.: 78.
A borítékra írják rá: "közszolgáltatói csatlakozási kérdőív"

Ezzel párhuzamosan a kérdőívet el kell küldeni (itt már aláírás nélkül) a hkp@mail.ahiv.hu címre is elektronikusan, hogy a nyilvántartásba áttétel nélkül kerülhessenek az adatok (e-mail tárgy: "közszolgáltatói csatlakozási kérdőív - szervezet neve").

A csatlakozási kérdőíven többek között meg kell adni majd a szervezet rövid nevét, amely a csatlakozó egyedi azonosítója lesz a rendszerben. A tervezett rövid név egyediségét és szabályoknak való megfelelését a  http://rovidnevellenorzes.ekk.gov.hu/ címen elérhető szolgáltatással le kell ellenőrizni. Hossza minimum 3, maximum 10 alfanumerkus karakter (ékezet nélküli betűk és számok kombinációi; speciális karekterek pl.: -,. vagy _ és szóköz nincs megengedve) Fontos, hogy a csatlakozási kérdőíven pontosan adják meg az ellenőrzött rövid nevet! Fontos, hogy a rövid nevet a rendszer működési logikájából adódóan a későbbiek során nem lehet megváltoztatni.

A KEK KH, miután beérkezett a hitelesített kérdőív leellenőrzi azokat, és amennyiben a kérdőív nem tartalmaz hibás adatokat, elrendeli a szervezet hivatali kapujának létrehozását. Amennyiben a szervezet rendelkezik fix IP címmel, akkor először a tesztrendszerben jön létre hivatali kapu, erről a szervezet értesítésre kerül, az értesítés során a tesztrendszer használatához szükséges azonosítókat is megkapja a csatlakozó. Amennyiben a szervezet nem rendelkezik fix IP címmel, úgy a tesztrendszer használatára nincs lehetőség. Ezzel párhuzamosan létrejön az éles rendszerben is a szervezet hivatali kapuja, amiről szintén értesítésre kerül a csatlakozó szervezet kapcsolattartója. A hivatali kapuhoz a csatlakozási kérdőíven szereplő ügyfélkapukkal rendelkező ügyintézők tudnak majd hozzáférni. A fejlesztések eredményeként az ügyintézők hivatali kapuhoz kapcsolását majd a szervezeten belül fogják végezni, de az átmeneti időszakban ez még központosítottan történik. Az áttérés időpontjáról minden hivatali kapuval rendelkező szervezetet külön értesítünk majd.

Amikor létrejön a szervezet éles rendszerbeli hivatali kapuja, akkor a megadott ügyintézők értesítést kapnak az ügyfélkapus e-mail címükre, amiben megkapják a belépéshez szükséges másodlagos jelszót is. Az éles hivatali kapu használatát azután javasoljuk, miután a tesztrendszerben már elég rutint szereztek a szolgáltatás használatához.

Első lépésként azt javasoljuk, hogy töltsék le a kérdőívet, tanulmányozzák át, hogy tudják, milyen adatokat kell megadni, és indítsák el a lehető leghamarabb a hivatali kapujukhoz hozzáférni szándékozó ügyintézők ügyfélkapu regisztrációját, mivel a kérdőívben meg kell adni az ügyintézők ügyfélkapus adatait.

Amennyiben a szervezet igénybe kívánja venni az általános nyomtatvány-tervezőt (ÁNYT), azaz valódi elektronikus űrlapokon keresztül kíván kommunikálni a KR-en keresztül, úgy az éles hivatali kapu létrejötte után a KEK KH a szervezet kérelme alapján elindítja a szervezet ÁNYT regisztrációját. Az elkészült regisztrációs állományról a KEK KH e-mailen értesíti majd a szervezet intézményi kapcsolattartóját. Az ÁNYT-t azonban már a regisztráció előtt le tudják tölteni a http://www.ekk.gov.hu/hu/emo/csatlakozaskr/anyt_anyk címről. Teljes körűen azonban majd csak a regisztráció után tudja a szervezet használni az ÁNYT-t. Az ÁNYT újabb verzióit is majd a megadott helyről lehet a jövőben letölteni. Az újabb verziók létrejöttéről az intézményi kapcsolattartókat minden alkalommal értesítjük.

Teszt és éles indulás

A csatlakozás során, ha a szervezet rendelkezik fix IP címmel, akkor először egy teszt hivatali kapu kerül létrehozásra a csatlakozó számára a KR teszt rendszerében 2 teszt felhasználóval. A csatlakozók itt kipróbálhatják a browseres hivatali kapu felület használatát, amihez a http://segitseg.magyarorszag.hu/segitseg/hkp címen található kézikönyv nyújt segítséget. A teszt hozzáférés mellett automatikusan létrejön az éles rendszerben is a csatlakozó szervezet éles hivatali kapuja a csatlakozási űrlapon megadott (véglegesített ügyfélkapuval rendelkező) ügyintézőket hozzárendelve. A teszt hozzáférés azonban folyamatosan megmarad annak érdekében, hogy a szervezetbe belépő és hivatali kaput használó újabb ügyintézők is ki tudják a jövőben próbálni a hivatali kaput, mielőtt elkezdenék élesben használni azt. Ezért a teszt hozzáféréshez tartozó azonosítókat kérjük megőrizni. 

Változáskezelés

Ha a csatlakozás után változás állt be a szervezet adataiban, vagy például korábban nem kértek ÁNYT-t, de most szeretnének, akkor a korábban kitöltött kérdőívet kell újra kitölteni az új adatok bevitelével vagy a megváltozott adatok felülírásával. A változások esetén elegendő a kérdőív elektronikus továbbítása a hkp@mail.ahiv.hu címre (tárgy: "HKP adatváltozás - szervezet"; az e-mailben meg kell említeni, hogy milyen változtatások történtek), leszámítva azt az esetet, ha a hivatali kapuhoz hozzáférésre jogosult ügyintézők személyében történt változás. Ebben az esetben papíron is el kell küldeni a kérdőívet (és a változtatások csak a papír alapú kérdőív beérkezése után lesznek átvezetve). Amennyiben bőívteni szeretbé a hozzáférésre jogosult ügyintézők körét, kérjük, hogy kerüljön felsorolásra az összes jogosultsággal rendelkező ügyintéző (régiek és az újak is), ugyanis az adatlapon nem szereplő ügyintézők hozzáférési jogosultsága TÖRLÉSRE kerül.

Mint korábban jeleztük, a fejlesztés lezárulta után az ügyintézők cseréjére, jogosultságainak módosítására helyben a hivatali kapu kapcsolattartójának lesz lehetősége.

Gyorsított változáskezelés

Ez a megoldás csak indokolt esetben használható és csak ügyintézők törlésére! A kérdőíven új ügyintézőket nem lehet megadni ebben az esetben. Ha fennáll a veszélye, hogy egy ügyintéző, akinek hivatali kapu hozzáférését törölni szeretné a hivatali kaput birtokló szervezet, visszaélést követhet el, amíg a törlésre vonatkozó kérdőív beérkezik és feldolgozásra kerül a KEK KH-ban, akkor lehetőség van azonnali változtatást kérni. Ebben az esetben fel kell hívni a KR helpdesket a 06-1/301-3000 számon, és jelezni kell számára, hogy azonnali változtatási igénye van a szervezetnek, majd az új kérdőívet, amiről azokat az ügyintézőket, akiknek a törlését kezdeményezik törölték, és amit elláttak a szervezet cégszerű aláírásával, el kell faxolni a KR helpdesk által megadott telefonszámra. Ezen kívül a kérdőívet el kell küldeni e-mailen a helpdesk@ekg.gov.hu címre is. A fax megérkezésekor a helpdesk azonnal törli azokat az ügyintézőket a rendszerből, akik az új kérdőíven nem szerepelnek. Mivel a KR helpdesk működése folyamatos, ezért a törlések kezdeményezésére bármikor lehetőség van. Természetesen a módosított kérdőívet hagyományos csatornán a KEK KH-ba is el kell juttatni.

Az általános nyomtatvány-kitöltő és általános nyomtatvány-tervező, valamint a hivatali kapu használata

A szervezet hivatali kapuja többek között azért jön létre, hogy a szervezet a jelenlegi és potenciális ügyfeleitől a feladatkörébe tartozó bejelentéseket, kérelmeket, beadványokat vagy más dokumentumokat tudjon fogadni.

Az állampolgárokkal történő kommunikáció során csak az ÁNYT-vel készített űrlapok használatára van lehetőség (erre azért van szükség, hogy az állampolgárok számára egységes logikájú és így egyszerű legyen az elektronikus ügyintézés, mivel így csak egy kitöltő szoftver használatát kell megtanulniuk függetlenül attól, hogy hány közigazgatási vagy közszolgáltató szervvel lépnek kapcsolatba). Az ÁNYT szoftvert a csatlakozók számára a MeH ingyenesen rendelkezésre bocsátja. Az ÁNYT fejlesztése folyamatos, amennyiben valamelyik szervezetnek olyan igénye van, amit a szoftver épp aktuális verziója még nem tud kielégíteni, akkor fel kell venni a kapcsolatot a KEK KH-val az anyt@mail.ahiv.hu címen. Amennyiben kisebb mértékű, illetve többek által is igényelt fejlesztésről van szó, úgy lehetséges, hogy a fejlesztést a MeH saját, erre a célra fenntartott fejlesztési keretéből el tudja végeztetni, azonban ha nagyobb mértékű fejlesztésre van szükség, akkor a fejlesztést a csatlakozott szervezetnek saját magának kell finanszíroznia. Bármilyen forrásból is valósul meg a fejlesztés azonban, az mindig köztulajdonná válik, tehát minden az ÁNYT-ben végrehajtott fejlesztés eredménye minden többi csatlakozott szervezet számára is elérhetővé válik. A fejlesztések eredményeképpen létrejövő újabb ÁNYT verziókról az ÁNYT-t igénylő csatlakozott szervezetek kapcsolattartóit e-mailben mindig értesítjük.

Az ÁNYT igénylését a csatlakozási kérdőíven kell jelezni az ÁNYT-re vonatkozó rész kitöltésével. Az ÁNYT igénylése esetén a KEK KH az éles hivatali kapu létrejötte után elindítja a szervezet ÁNYT regisztrációját, majd pedig az elkészült regisztrációs állományt e-mailen továbbítja az intézményi kapcsolattartónak. Az ÁNYT teljes körűen a regisztrációs fájllal együtt lesz használható. A regisztráció eredményeképpen az ÁNYT-ben rögzítik a szervezet hivatali kapujához tartozó szervezeti postafiók egyedi címét (rövid név). A hivatali postafiók címet, ezután az ÁNYT automatikusan beépíti minden megtervezésre kerülő elektronikus űrlapba a tervezéskor. Amikor a dokumentumot beküldeni szándékozó kitölti az űrlapot az ÁNYK-val, akkor az űrlap címzettje automatikusan bekerül abba a „borítékba”, amit a küldő feltölt az ügyfélkapuján keresztül. Az állampolgár az űrlap címzettjét nem tudja megváltoztatni, így félreküldés az állampolgárok oldaláról ebben a modellben nem fordulhat elő. Jelenleg minden szervezet a postafiókjába az állampolgároktól csak olyan űrlapot kaphat, amit a szervezet maga tervezett a regisztrált ÁNYT-vel. (Várhatóan a jövő évben elkészül egy sor olyan űrlap is, amely több szervezetnek is elküldhető, itt a címzett kiválasztásában esetenként on-line alkalmazás ad segítséget)

A szervezet ÁNYT-vel megtervezett űrlapjaihoz az állampolgárok és szervezetek a közszolgáltató honlapjáról és a kormányzati portál megfelelő aloldaláról jutnak hozzá. Ezért a szervezetnek a honlapján ki kell jelölnie egy oldalt, ide kell majd elhelyezni az űrlapokat, a paraméter fájlt, és az automatikus frissítést vezérlő állományt.

A paraméter fájl arra szolgál, hogy a korábban az űrlapokban tárolt ismétlődő tartalmakat tárolja. Így ha ezek között az ismétlődő adatok között valamelyik megváltozik, akkor nem kell a szervezet összes űrlapját újramenteni új verzióval – mint korábban –, hanem elég csak egy új paraméter fájl elkészítése és közzététele a szervezet honlapján az automatikus frissítés érdekében. A paraméter fájlt az állampolgár gépére telepített ÁNYK minden egyes űrlap használatkor frissíti. Az az URL azonban, ahol a paraméter fájl és az automatikus frissítést vezérlő fájl van, továbbra is az űrlapokban található, így ennek változása esetén minden űrlapot újra kell menteni az új URL-el.

Tipikus ismétlődő tartalom például az űrlapok titkosításához használt titkosító kulcs, ami kiemelésre került az űrlapokból, és így most már a paraméter fájlban foglal helyet. A paraméter fájl pontos használatára vonatkozóan részletes információ az ÁNYT kézikönyvében található.

Az ÁNYT-vel tervezett elektronikus űrlapokhoz kapcsolódóan létre kell hozni egy titkosító kulcspárt. A kulcspár nyilvános része beépül a szervezet paraméter fájljába (erőforrás konténer). Erre azért van szükség, mert a beadványok tartalma csak a fogadó szervezetre és a küldő félre tartozik, a KR azt nem ismerheti meg, azonban az űrlap a küldés során a KR-en keresztül jut el a címzetthez. A titkosító kulcspár 2048 bites RSA kulcs kell legyen. A kulcspárt be lehet szerezni piaci hitelesítésszolgáltatótól is, de lehetséges az ÁNYK-val is generálni (ez ingyenes; azt javasoljuk, hogy a kulcsok generálásához mindig az ÁNYK legújabb verzióját használják). A titkosító kulcs magán (titkos) felének megőrzéséről a szervezetnek kell gondoskodnia. Ezt kell használni a fogadott dokumentumok kititkosításához.

A tervezés során be kell építeni az elektronikus űrlapba azt az URL-t, amin a szervezet elektronikus űrlapjai, a paraméter fájl, valamint az automatikus frissítést vezérlő fájl lesz elérhető. Amennyiben az állampolgár az ÁNYK-ban beállította az automatikus frissítési funkciót, akkor az ÁNYK használatakor a szoftver ellenőrzi, hogy van-e az űrlapnak újabb verziója (az űrlapban található URL-en megkeresi az automatikus frissítést vezérlő fájlt) és ha igen, akkor felkínálja az állampolgárnak az újabb űrlap verzió letöltését. Ezen kívül minden esetben ellenőrzésre kerül az is, hogy a paraméter fájlnak van-e újabb verziója, és ha van akkor a paraméter fájl is frissítésre kerül. Az automatikus frissítés részletes leírása az ÁNYT-hez kapcsolódó dokumentumok között található. 

Minden megtervezett űrlap a teljes rendszerre globálisan egyedi azonosítóval rendelkezik (űrlap típus). Az űrlap azonosítója két részből áll:

1.    Prefix: a szervezet KR-beli egyedi azonosítója (rövid név)
2.    Hivatali űrlap azonosító: a szervezet által megadott azonosító

A szervezeten belül az űrlap tervezésekor megadott hivatali űrlap azonosító rész teszi egyedivé az űrlapot, a többi szerv azonos sorszámú űrlapjától pedig a hivatali űrlap azonosító elé prefixként rakott rövid név különbözteti meg az űrlapot, mivel minden szervezetnek egyedi rövid neve van a KR-ben. Az ÁNYT a regisztráció során ismeri meg a szervezet rövid nevét, innentől fogva az űrlap mentésekor automatikusan hozzá rakja azt prefixként a szervezet által megadott hivatali űrlap azonosítóhoz. 

Az ÁNYT igénylésére bármikor később is lehetőség van, nem csak a hivatali kapu nyitásakor. Ehhez kapcsolódóan az előző fejezet változáskezelési részében található információ.

Az általános nyomtatvány-kitöltő a Kormányzati Portálon érhető el (http://www.magyarorszag.hu/allampolgar/szolgaltatasok/adonyomtatvany.html).

Kommunikáció az ügyfelekkel

A korábban leírtaknak megfelelően az ügyfelekkel való kommunikációban csak ÁNYT-vel tervezett elektronikus űrlapok használatára van lehetőség. Az állampolgárok a szervezet által tervezett elektronikus űrlapokat jelenleg a szervezet honlapjáról töltik le, majd pedig a kormányzati portálról letölthető ÁNYK-val töltik ki. Az űrlap lehetővé teheti további fájlok csatolását is, még a küldésre megjelölés előtt. A kitöltés befejeztével az űrlapot az állampolgár megjelöli ügyfélkapus beküldésre (ekkor a kitöltött űrlapot az ÁNYK tömöríti, titkosítja és létrehozza a kr borítékot .kr kiterjesztéssel). Ezután az állampolgár a kr borítékot a kormányzati portálon található általános dokumentumfeltöltő (http://www.magyarorszag.hu/allampolgar/szolgaltatasok/feltoltes) szolgáltatással tölti fel a címzett szervezet szervezeti postafiókjába. 

A fogadó szervezet ügyintézői a hivatali kapun belépve tekinthetik meg a szervezet számára küldött állampolgári beadványokat. A beadványok titkosításának a feloldásához a hivatali kapu felület támogatást ad. A titkosítás feloldásához a tervezéskor meghatározott szervezeti titkosító kulcspár privát kulcsát kell használni. 

A megtervezett elektronikus űrlapok újabb verzióihoz az állampolgár automatikusan tud hozzájutni, ha a csatlakozó szervezet használja az automatikus űrlapfrissítés lehetőségét. 

Az állampolgári beadványokra bármikor küldhetnek választ a KR-hez csatlakozott szervezetek. A válasz informatikai formátumával kapcsolatban nincsenek megkötések: a szervezet az interoperabilitási ajánlásban szereplő formátumok bármelyikét (pl.: pdf, odf, vagy docx dokumentum) használhatja. A küldés során lehetőség van tértivevényt igényelni az átvételről. Ha ezt az opciót a küldéskor a szervezet ügyintézője bejelöli, akkor, ha az állampolgár a dokumentumot 5 munkanapon belül átveszi, akkor arról a szervezet a szervezeti postafiókjába érkező pozitív tértivevényt kap. Ha az 5. munkanapon nem történik meg az átvétel, akkor ennek tényéről a szervezet ugyanide értesítést, „negatív tértivevényt” kap. A küldemény – függetlenül attól, hogy azt átvették vagy sem - a küldéstől számított 30 napig marad az értesítési tárhelyen, utána törlésre kerül.

Hivatali kapu használat és hozzáférési jogosultság

A szervezet hivatali kapujához minden a szervezet által megadott ügyintéző teljes körű hozzáférési jogosultsággal fér hozzá. A közeljövőben azonban a rendszer továbbfejlesztésre kerül úgy, hogy lehetőség lesz ügyintézőnként a küldési és fogadási, valamint a kapcsolat alanyára vonatkozó jogosultság elválasztására és igény esetén korlátozására.

Az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény és végrehajtási rendeletei szerint, minden szervezetnek minden munkanap ki kell ürítenie a postafiókját, tehát minden abba érkezett dokumentumot le kell töltenie. Erre azért van szükség, hogy a KR-ben rendelkezésre álló tárterület ne telítődjön túl. A 3. naptól kezdődően a fejlesztést követően a szervezetek figyelmeztetést kapnak, hogy a tárukban beérkezett üzenet van. 30 nap után az üzenet itt is törlésre kerül

Ügyfélszolgálat

A kormányzati portál általános dokumentumfeltöltő szolgáltatásához, valamint az ügyfélkapu és az ÁNYK használatához kapcsolódó kérdésekkel telefonon a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (KEK KH) által működtetett központi ügyfélszolgálathoz (KÜK) lehet fordulni (189-es kék szám, http://kapcsolat.magyarorszag.hu/189/ugyfelvonal.html ).

A csatlakozott szervezet űrlapjához tartozó űrlap specifikus kérdéseket azonban a KÜK csak akkor tudja kezelni, ha erről a KEK KH és az érintett közszolgáltató között megállapodás jött létre. E megállapodásra irányuló szándékot a KÜK-öt működtető KEK KH-nál kell jelezni, a hkp@mail.ahiv.hu e-mail címen.

Amennyiben nem kívánnak élni ezzel a lehetőséggel, úgy az űrlapok helpdesk-szerű kiszolgálását a csatlakozott szervezetnek magának kell megoldania, és helpdeskjének telefonszámát a csatlakozási kérdőíven megadnia. Ebben az esetben, ha a KÜK olyan kérdést kap, ami a csatlakozott szervezet űrlapjára vonatkozik, a megadott helpdesk-telefonszámra fogja irányítani az állampolgárt. Amint az a törvényben és végrehajtási rendeleteiben rögzített, ilyen esetben folyamatos rendelkezésre állású ügyfélszolgálatot kell biztosítani.

A csatlakozás anyagi feltételei

Mint az az elektronikus közszolgáltatások nyújtásáról szóló kormányrendeletben rögzítésre került, a 2010-es évben a közszolgáltatók ingyenesen vehetik igényben minden jogszabályban előírt ügyfélszolgálati szolgáltatásukhoz a KR szolgáltatásait.

A csatlakoztatásra jogszabállyal kötelezettek esetében a csatlakozás maga is térítésmentes.

A következő években a költségviselés forgalomarányossá válik. A rendszer üzemeltetésének költségeit a KR-en át küldött üzenetek számával elosztva meg lehet állapítani az egy üzenetre eső költséget. Az előző évi forgalmat alapul véve minden résztvevő számára meg kell határozni a fenntartáshoz való hozzájárulást, melyet az üzemeltetőnek havonként egyenlő részletben kell majd megfizetni.

Amennyiben a szolgáltató más, számára is jövedelemtermelő szolgáltatást kíván a KR-en keresztül megvalósítani, ahhoz külön meg kell állapodnia a KR üzemeltetőjével. Amennyiben a csatlakozáshoz, vagy valamilyen szolgáltatás kialakításához szakértői támogatásra van szükség, az üzemeltető ezt térítés ellenében biztosítja.

Módosítva: 2010. január 18.

Forrás: EKK